こんにちは！

みかみ印刷のブログ担当スタッフです。

 

今月より新たな取り組みとして、当社の代表と奥様へのインタビューを通じて、日々の業務や現場の裏側をご紹介していきます♪
第1回となる今回は、印刷業務の中でも特に大切にしている「伝票業務」についてお話を伺いました。

 

◆「いつも通りで」という一言から始まる仕事

――今月はどんなお仕事が印象に残っていますか?

「そうですね、やっぱり伝票の注文が多かったです。この時期は特にそうなんですが、お客様から電話がかかってきて『○○の伝票をいつも通りで』って言われるんですよ」

 

――「いつも通り」だけで、注文が成立するんですか?

「はい。お客様は伝票の詳細は当社に任せてくださっています。なので、こちらでちゃんと過去のデータを調べれば、すぐに分かります」

 

――それは驚きです！具体的にはどのように対応されるんですか?

「例えば、お客様から『いつものやつ、前に頼んだやつね』と言われたら、こちらで過去の納品記録を開くんです。そして、『何年の何月何日に何冊納品させていただきました。前回と同じでよろしいでしょうか?』と確認します」

 

――お客様が詳細を覚えていなくても、全部把握されているんですね

「はい、そうですね。お客様が安心して『いつも通り』と言えるように、記録はきちんと残していますから」

 

==お話を伺いながら、私は「これは単なるデータ管理ではなく、お客様との信頼関係そのものだ」と感じました。

 

◆1社で何種類もある伝票の複雑さ

――伝票といっても、いろいろな種類があるんですよね?

「そうなんです。これが意外と知られていないんですが、1つの会社さんで伝票が1種類とか2種類じゃないんですよ。ものすごい数になることもあります」

 

――ものすごい数、ですか?

「はい。例えば製造業の会社さんだと…」

 

==例えば、製造業の会社であれば

・社内の作業工程表

・協力会社への指示書

・現場スタッフが作業内容を記録する伝票

などなど、同じ会社の中でも、立場や用途によって何種類もの伝票が使い分けられているのだそうです。

 

――それぞれ内容が違うんですか?

「全然違います。作業工程も違いますし、紙のサイズも違う。A判とB判では仕入れから全部変わってくるんです」

 

――仕入れまで変わるんですか?

「はい。紙には目流れというものがあって、その用途に合わせて買わないといけない。だから、全部の伝票が同じ作り方というわけにはいかないんです」

 

==この時点で、私は伝票業務の奥深さに驚いていました。単に「印刷する」だけではなく、紙の特性まで理解した上での対応が必要なのです。

 

◆現場が大切にする「安定した型」を理解する

==ここまでのお話を伺い、最も印象的だったのは「お客様は安定した型を大切にされている」という言葉でした。

 

――企業さんは伝票のデザインや形式を変更することに、慎重なんですね?

「ええ、そうですね。正確に言うと、安定した型があることで現場が安心して仕事ができる。逆に変えてしまうと、記入漏れが起きることを心配されているんです」

 

――記入漏れ、ですか?

「はい。現場では、長年使ってきた伝票のフォーマットに慣れているんです。どこに何を書くか、体に染み付いている。それを変えてしまうと…」

 

==現場で起こりうることについては、例えば

・先輩に聞くに聞けない(「こんなことも分からないのか」と言われる)

・聞かなかったら「なぜ聞かなかったのか」と言われる

・今まで書けていたところが書けなくなる

・次の工程に支障が出る

 

――なるほど。それは確かに現場の方にとっては大きな不安ですね

「そうなんです。だから、『いつも通り』が一番安全なんです。お客様にとっても、現場のスタッフの方にとっても。安定した型があるからこそ、スムーズに仕事が回るんですね」

 

==お客様が現場で感じる心理的な負担まで理解して対応する…これは長年の信頼関係があってこそですね。

 

◆過去データの蓄積が信頼を生む

――50年以上お付き合いのあるお客様もいらっしゃるとか

「はい、おかげさまで。中には、もう何十年も同じ伝票を使ってくださっている会社さんもあります」

 

――それだけ長く使われているということは、それだけ現場に似合った伝票を作成しているということですね

「そうですね。あと、こちらがちゃんと対応することも心がけています。『いつも通り』と言っていただいたときに、すぐに『はい、分かりました』と言えるのは、やっぱり過去のデータがあるからです」

 

――過去のデータは、どのくらい遡れるんですか?

「お客様によっては、何十年も前のものまで残っています」

 

==実際、お客様の中には「前回いつ頼んだっけ?」とご自身でも覚えていない場合も。そんなとき、当社側から「前回は○年○月でしたよ」とお伝えすることもあるのだとか。

 

――それは、もう伝票の管理まで任されているような状態ですね

「そうかもしれませんね(笑)。でも、お客様が安心して本業に集中できるなら、それが一番だと思っています」

 

◆今回のインタビューを通して

インタビューを終えて私が強く感じたのは、みかみ印刷の仕事は単なる「印刷」ではなく、お客様の現場に寄り添う業務パートナーであるということです。

 

・「いつも通り」という言葉から、過去のデータを正確に引き出す

・複雑な伝票体系を理解し、それぞれに合った対応をする

・現場が大切にしている「安定した型」を尊重し、配慮する

・お客様のやり方(FAXでの注文など)を尊重する

・長期的な信頼関係を大切にする

 

こういった一つひとつの積み重ねが、50年以上の信頼につながっているのだと、深く実感しました。

お二人とお話をしていると、「お客様のことを本当に大切に思っている」という気持ちが、言葉の端々から伝わってきます。

それは、マニュアルや仕組みだけでは決して生まれないものです。

 

私たちはこれからも、「いつも通り」と安心して任せていただける関係を大切にしていきたいとのことでした。

 

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